Une entreprise qui souhaite réussir à plusieurs volets principaux dans sa gestion doit s’assurer de la gestion financière, la productivité, la gestion des ressources humaines, la gestion marketing ou encore la gestion de documents légaux. Concernant ce dernier, il était confié autrefois au département administratif ou dans le département d’archives. Il faut dire que la gestion de documents légaux est une tâche chronophage qui nécessite l’aide d’un professionnel dans le domaine, notamment un archiviste pour le traitement physique de ces documents légaux. Par contre, il existe des alternatives digitales qui offrent plusieurs avantages. Découvrez quelques conseils qui pourraient êtes utiles si vous êtes intéressé par la gestion de documents légaux.
3 conseils principaux pour une gestion de documents légaux optimale
Bien que ces conseils soient adaptés à une gestion physique de documents légaux, ils peuvent être appliqués également à tout autre type de gestion.
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Pour une meilleure gestion de documents légaux, vous devez définir une dénomination de vos documents. Sur cette page web, vous pouvez identifier facilement les documents dont vous aurez besoin au moment opportun. Vous pouvez organiser vos documents en fonction d’un numéro de série, des dates de création des documents, du type de document, etc. Après avoir énuméré les fichiers, il faudra les catégoriser afin de simplifier sa localisation. Vous pouvez les catégoriser en fonction de son importance ou des départements de l’entreprise.
En appliquant ces deux conseils précédents, vous optimisez le processus de gestion des documents, d’autant plus que vous pourriez aisément stocker et avoir accès à ces documents. Il faudra de temps en temps mettre à jour des documents légaux. Par exemple, dès lors que l’entreprise trouve que certains documents sont plus pertinents ou obsolètes, il faudra veiller à les retirer de vos dossiers.
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Autre alternative à la gestion de documents légaux physiques
Il est bien évident que l’alternative à la gestion physique de documents légaux est le digital. C’est d’ailleurs, l’alternative la plus prisée par les entreprises, car elle est moins coûteuse et permet de gagner en temps et en productivité.
Vous avez le choix entre les outils de cloud ou les plateformes spécialisées pour la gestion de documents légaux. Pour le premier cas, vous pouvez enregistrer vos documents légaux comme tout fichier numérique dans un outil qui propose des services de cloud. Parmi les plus populaires, vous avez Dropbox, Google drive, AWS, etc. Chaque service offre une capacité gratuite pour tester le service. Il faudra payer un forfait mensuel pour une plus grande capacité.
Quant à la seconde option, elle fait l’unanimité auprès des entreprises. Elles jouent le rôle d’un annuaire pour entreprises où vous pouvez créer une page et la personnaliser à l’image de votre entreprise. Par la suite, vous intégrerez vos documents légaux en quelques minutes. N’oubliez pas de catégoriser vos fichiers. Rappelez-vous que c’est avant tout un annuaire, il faudra donc catégoriser en documents publics et confidentiels.